Хорош тот метод, который работает

Я предвижу,что многие из моих читателей — люди весьма любознательные.Наверняка вы часто читаете книги по бизнесу и продуктивности. А значит уже слышали, что линейное планирование и диаграммы Гантта — это «ужасное наследие XX века». Сейчас практически везде принято ругать этот метод и хвалить систему SCRUM или эджайл - подходы.

Считается, что если на стене доска с записочками post-it, а не линейный график,то успех вам обеспечен. Возможно, во многих проектах это и так. Но только не при подготовке мероприятия. Я преподаю профессиональную дисциплину, в которой планирование — один из ключевых элементов успеха. Event — это такая область, где нет права на ошибку.

Все всегда должно работать с первого раза. Безупречная подготовка и точное планирование — наше все. Именно поэтому я не могу позволить себе не знать все новые тенденции в планировании. Я внимательно изучаю все, что появляется в этой области, как с точки зрения подходов, так и с точки зрения инструментов. И с новыми веяниями, разумеется, хорошо знаком. 

Предлагаю вам сравнить базовые принципы метода SCRUM и работу хорошей event - компании.

Первое, о чем говорит технология SCRUM, что работа по отделам, внутри каждого из которых собраны люди одной специальности, не эффективна. Вместо этого нужно создавать маленькие команды, обладающие полным набором всех необходимых квалификаций. По-моему, это и есть описание event-агентства. Тут нет разрозненных отделов. Все специалисты в одной команде.

Второе — это короткие рабочие промежутки, «спринты», после которых клиенту показывается полностью готовый элемент проекта и от него получается обратная связь. Это тоже про нас. В отличие, например, от разработчиков автомобилей и программистов, у event-менеджеров очень быстрая и прямая связь с клиентом. Мы согласовываем все элементы на каждом этапе.

Третье. Ежедневные короткие собрания, где каждый говорит о запланированной работе на день. Думаю, у агентств это выглядит не совсем так. Дело в том, что работа по проекту требует очень плотного общения в команде. Поэтому мы почти всегда знаем, кто и чем занимается, и собрания, на которых происходит обновление информации и корректировка усилий, происходят не каждый день, а пару раз в неделю.

И четвертое — пожалуй, главное. В методе SCRUM говорится о невозможности предсказать точные сроки выполнения работ. Оценить время решения той или иной задачи для человека непросто. Поэтому создатели метода определяют сложность каждой из задач в условных пунктах и рассчитывают скорость работы команды — столько-то пунктов в неделю. Соответственно, из этого можно примерно рассчитать срок реализации проекта. Если срок этот слишком велик и вы не успеваете, нужно сократить наименее важные элементы проекта. Вот тут мы находимся в разных условиях. У организатора мероприятия нет таких опций, как не успеть к дате мероприятия или не сделать некоторые важные части декорации. У нас все жестко! Сроки, смета, договор. А диаграмма Гантта на стене, говорящая о статусе подготовки каждого из элементов проекта, помогает нам видеть его статус и рассчитывать приложенные усилия.

Я по-прежнему использую такой метод планирования и настоятельно рекомендую вам делать так же. Однако советую изучать новые методы и инструменты. Вы сможете почерпнуть в них много полезного.