Действия в кризисных ситуациях. Часть 1

Сегодня я хочу передать вам очень ценный опыт. Дело в том, что event-индустрия занимает одно из первых мест в списке самых «нервных» профессий. С точки зрения уровня стресса и необходимости преодолевать экстренные ситуации мы уступаем только МЧС и космонавтам. Поэтому, для любого профессионала в организации мероприятий так важно уметь справляться с неожиданностями и форс-мажорами.

Здесь я хочу рассказать вам историю из моего опыта, на примере которой объясню принципы действий в чрезвычайных ситуациях. Дело было в самом начале лета в 2010 году. Моя компания организовывала корпоративное мероприятие для крупного финансового холдинга. Местом была выбрана площадка на берегу Химкинского водохранилища – это довольно большой водоем недалеко от центра Москвы. Центром площадки был крытый стационарный шатер, но безусловно главной фишкой этого места была открытая терраса с видом на воду. Так что большая часть мероприятия была запланирована на улице, а внутри, только концертная программа.

Примерно за полтора часа до прибытия гостей ветер усилился и мы увидели как огромная иссиня-черная туча приближается к нам с другой стороны водохранилища. Было очевидно, что нас ждет ливень с грозой огромной силы. У нас оставалось не более 5 минут до катастрофы. 

Вот что произошло в следующие 5 минут:

Минута 1

Все 4 присутствующих на площадке менеджера моего агентства и руководители всех подрядчиков срочно встречаются на террасе. Мы быстро определяем что из оборудования и мебели подвергается риску. Делим все на зоны ответственности по числу имеющихся руководителей (их было 7: 4 менеджера и 3 руководителя служб). Весь персонал, присутствующий на площадке, останавливает работу и делится на группы, поступая в распоряжение руководителей.

Минута 2

Все группы немедленно начинают работать на максимально возможной скорости. Первая группа сдвигает мебель внутри шатра освобождая ближайшую к террасе зону. Три группы поделив террасу на зоны заносит внутрь всё, что может пострадать от дождя. Техническая служба  занимается всем, что необходимо сделать, чтобы обезопасить технику. Менеджер площадки со своими людьми начинает закрывать и закреплять стенки шатра, оставляя 3 открытых прохода по 1 для каждой из групп, убирающих мебель.

Минута 3

Работа продолжается в том же порядке. 

Минута 4

Техники закончили работу и помогают с мебелью на террасе. 

Минута 5

Все что необходимо убрано в шатер. Все заходят внутрь, и оставленные проходы закрываются виниловыми стенками. Все переводят дух и ждут. 

Еще через минуту даже через непрозрачные стенки шатра видно вспышку молнии и страшный удар грома потрясает все вокруг. На шатер обрушивается поток воды, так резко, как будто кто-то наверху перевернул гигантское ведро. Следующие 10 минут мы затаив дыхание слушаем звуки бушующей природы. Монотонный грохот льющихся на крышу потоков воды перекрывается только частыми раскатами грома. Но вот звук меняется и мы понимаем, что дождь начинает затихать. Еще через пару минут все закончилось. Буря ушла дальше на север Москвы, оставив нам мокрую террасу, заваленную листьями и ветками, и яркое солнце, сияющее в безупречно голубом небе.

Все люди принимаются за работу, разделившись на прежние группы и уже через 15 минут площадка восстановлена в первоначальном виде. Временные спасательные бригады расформированы и все возвращаются к своим обязанностям по подготовке мероприятия. 

Надеюсь, что Вы увидели в этой истории определенный план действий. Но на всякий случай я его повторю. 

План действий в черезвычайной ситуации:

1) Определение плана действий

2) Оценка необходимого объема работы

3) Выделение ответственных и распределение между ними объема работ

4) Передача всех возможных ресурсов под управление ответственным

У этой истории есть ещё одна деталь, которая заставляет меня улыбаться, когда я её вспоминаю. Дело в том, что в этот момент на площадке уже находилась Наташа – ответственный менеджер от клиента. Когда показал ей приближающуюся тучу, она готова была разрыдаться. Я посадил ее на стул в самый дальний угол шатра где она и просидела полчаса находясь в каком-то нервном ступоре. Когда все закончилось я пришёл за ней и показал площадку готовую принять наших гостей. И тут её прорвало. Она начала звонить своим коллегам и почти кричать в трубку: «Вы не представляете, что тут только что было! Ураган, ливень, гроза!» «Так что, праздник отменяется?» - спрашивали на той стороне. «Нет, – говорила Наташа спокойным голосом. – У нас все в порядке. Ждем вас в 19:00».