В моей практике работы организатора мероприятий случались самые разные истории, которые учили меня новым важным навыкам в нашей профессии. Расскажу одну почти криминальную историю, которая показывает, как ваши знания и профессионализм могут влиять на бюджет мероприятия.
Примерно в 2009 году мы делали новогоднее мероприятие для одной очень крупной компании. Это было наше второе мероприятие для нее. Право провести первое, небольшое, мероприятие мы выиграли в тендере, предложив оригинальную идею, которая не только выполняла задачу, но и экономила бюджет. После первого проекта у нас с клиентом установились очень хорошие партнерские отношения, и он предложил нам взяться за организацию главного мероприятия компании новогоднего праздника на 2000 сотрудников.
Далеко не каждая площадка способна вместить такое количество людей банкетом. Кроме того, новогодние даты разлетаются моментально. Поэтому клиент забронировал площадку заранее, еще не зная, кто будет мероприятие делать. Соответственно, мы составляли бюджет уже без учета стоимости площадки, которая, к слову, составляла несколько миллионов рублей.
Когда концепция и бюджет были утверждены и все договора подписаны, мы приступили к планированию работы. При первой же технической встрече на площадке мероприятия выяснилось, что клиент заключил договор и арендовал площадку только на сутки. Пришлось срочно договариваться и оплачивать дополнительные двое суток монтажа и репетиций. Уже на этих переговорах стало ясно, что администрация намеренно ввела клиента в заблуждение по многим вопросам, и теперь, получив деньги, стала выставлять все новые и новые счета: за охрану во время монтажа, за дополнительный обогрев, за въезд на территорию и так далее.
Так как, подписывая договор и переводя первую сумму, клиент не предусмотрел подобные проблемы, оставалось только два варианта: либо терять уже оплаченные деньги и начинать поиск новой площадки, либо платить вымогателям. Клиент решил платить. Таким образом, первоначальная сумма, запланированная на аренду помещения, выросла в 4 раза. Надо сказать, что и это не спасало нас от проблем. Во время монтажа администрация постоянно мешала нам, то закрывая на замок ворота, то отключая на несколько часов электричество, пытаясь получить еще денег. Тем не менее мероприятие состоялось. Это был грандиозный успех!
Руководитель компании назвал его лучшим в истории. С тех пор этот клиент никогда не заключает контрактов без предварительного согласования с агентством.
А непомерно жадных менеджеров площадки нам все-таки удалось немного проучить. Вот как это произошло. Ночью после завершения мероприятия, когда технические подрядчики собрали все оборудование и готовы были его вывезти, менеджер опять закрыл ворота и потребовал дополнительной оплаты. Тогда я вызвал полицию, сообщив, что нас взяли в заложники и требуют выкуп. Прибывшая на место опергруппа убедилась, что так оно и есть: двери закрыты, а менеджер ссылается на какой-то договор и просит денег. Одно дело не пускать кого-то, а совсем другое не выпускать. Разумеется, это уголовное преступление. Так что горе - менеджер провел несколько предновогодних дней в следственном изоляторе.
Несмотря на несправедливое к нам отношение, мы посчитали правильным закрыть
дело, и Новый год управляющий все же встретил дома.
! А какие уловки использовали Вы в нестандартных ситуациях?
авторизуйтесь